Cursisten uitnodigen

Een korte mail met de naam van je organisatie, de cursus waarvoor de uitnodiging geldt en één knop. Die knop leidt naar een pagina om een wachtwoord te kiezen, en daarna staat die persoon in de cursus.

Geen aanmeldformulier, geen bevestigingsmail, geen keuze uit cursussen. Eén stap, en die stap is het wachtwoord. Dat is bewust: hoe meer velden er in de weg staan, hoe meer mensen halverwege afhaken en jou een berichtje sturen.

Nodig je iemand uit vóór je een cursus hebt, dan kan dat ook — het venster zegt er dan bij dat deze mensen alleen een account krijgen. Ze kunnen inloggen en zien een leeg overzicht tot je ze inschrijft. Dat is handig als je de accounts alvast klaar wilt hebben, en verwarrend als je het niet doorhad; daarom staat het er.

Zodra er accounts staan, ben jij verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens. Wat dat concreet betekent, staat in de AVG en de gegevens van je cursisten.

Open je cursus via Bekijk als cursist en klik in de balk bovenaan op Doe mee als cursist. Dan ben je een echte deelnemer: lessen vinken af, je voortgangsbalk loopt, een module die pas volgende week opengaat is dicht — je ziet wat je groep ziet en niet de docentversie.

Dat is een ander soort controle dan meekijken. Meekijken laat zien of de teksten kloppen; meedoen laat zien of de rit klopt. Vier van de vijf dingen die je hier vindt zijn geen fouten in de inhoud maar in de volgorde: een les die naar een module verwijst die nog dicht is, een bijeenkomst zonder zaal, een toets die opengaat vóór de les erover.

Je administratie merkt er niets van. Je komt niet in je cursistenlijst, niet in je lichting en niet in je nakijklijst, en je kost geen plek in je plan. Eén klik op Stop met meedoen en de lessen die je afvinkte zijn weer weg.

Waar het ophoudt: een toets blijft ook dan een proefpoging, dus er komt geen poging bij de resultaten en geen certificaat op je eigen naam. Wil je de uitnodigingsmail en de resultatenkant zien, nodig jezelf dan uit op een tweede e-mailadres en lever echt in.

Zodra je bestand er ligt, staat er één regel per kolom uit je bestand, met de eerste twee waarden eronder en een keuzelijst ernaast. Kolomnamen die Leermanager kent staan al goed; heet jouw kolom "Werknemer-ID" of "Debiteur", dan wijs je hem in één klik aan als Klantnummer. Kolommen die je niet wilt meenemen zet je op Niet importeren — een geboortedatum hoeft hier niet te staan. Heeft je lijst alléén adressen, dan is dat ook genoeg: één kolom is ook een lijst.

Dit werkt ook als je bestand géén koprij heeft. Je kiest dan op wat er in de kolom staat, want dat zie je onder elke keuzelijst. Het e-mailadres is de kolom die telt: daarop koppelt Leermanager iemand aan een bestaand account. Herkent Leermanager hem niet aan de naam, dan zoekt het per regel zelf het adres op — en wijs je de kolom desnoods met de hand aan. Je ziet vóór het importeren welke regels overgeslagen worden en waarom.

Een xlsx-bestand kunnen we niet lezen — kies in Excel "Opslaan als" en dan CSV. Een CSV die Nederlandse Excel heeft opgeslagen, gebruikt vaak niet de tekencodering die de rest van het web gebruikt. Daar hoef je niets aan te doen; wij lezen beide. Zonder dat zou José in je lijst als Jos� verschijnen, en dat is niet meer terug te draaien.

De hele route staat stap voor stap — met schermafbeeldingen en het voorbeeldbestand in Excel dat je kunt invullen — in een deelnemerslijst importeren.

Stond er in je lijst alleen een adres, of heb je iemand los toegevoegd, dan staat er nog weinig. Op het dossier van een deelnemer — klik de naam aan in de lijst — kun je daarna een klantnummer, bedrijf, functie en telefoonnummer kwijt, plus een aantekening die alleen jij ziet.

Dat klantnummer is de moeite waard als je een eigen administratie hebt. Het staat als eerste kolom in de export, dus je kunt de CSV naast je boekhouding leggen zonder op namen te matchen — en namen worden verkeerd gespeld, nummers niet. Je kunt er ook op zoeken in de cursistenlijst.

Moet er iets naar de hele groep dat niet in een les hoort? Dan gebruik je Iedereen mailen onder de lijst, naast de twee exportknoppen. Je kiest of het naar al je cursisten gaat, naar één cursus, of alleen naar de lichtingen die je aanvinkt. Iedereen komt in bcc te staan, dus niemand ziet de adressen van de anderen, en je ziet vóór het versturen hoeveel mensen het worden.